Organisez votre événement avec ordre et méthode
Vous trouverez, ci-dessous, un plan de conception de votre événement. Certains points de cette méthode vous amèneront sans doute à une réflexion plus poussée que celle que vous aviez envisagée au départ, mais cela ne peut qu’être bénéfique au moment de la concrétisation de votre événement.
1. Le concept et la cible
- Pour quelle raison organiser un événement : fêter, communiquer, fédérer, résoudre un conflit, …
- Forme de l’événement : Soirée, team building, séminaire, Journée portes ouvertes, formation, présentation de nouveau produit …
- Son concept : soirée thématique, titre de séminaire ou de formation. Imaginez un concept qui intéressera vos invités, éveillera leur curiosité ou les enthousiasmera.
- Pour qui ? Personnel, clients, équipe de vente, grand public, prospects…
- Combien ? Estimer le nombre d’invités et les identifier sans oublier personne.
- Où ? Lieu adapté à la forme de l’event : intérieur/extérieur, hall sportif, auditoire, salle de banquet avec ou sans scène, prévoir le parking et l’accessibilité,…
2. Quels sont vos besoins et combien ça coûte ?
Après avoir cerné votre projet, il faut savoir si vous avez les moyens de vos ambitions, vous devez donc avoir des devis de tous les professionnels de l’événement dont vous aurez besoin avant de vous engager, à savoir :
- Salle : Prix de location et les frais (consommables (énergies, eau…), frais de nettoyage, assurance, etc…)
- Besoins techniques : sonorisation, éclairage, projection, captation vidéo, scène, assise public, …
- Catering : repas trois services à table, buffet, walking diner, food trucks, …
- Personnel d’encadrement : Hôtesses, agents de sécurité, vestiairistes, dame de cour, parking boys, event manager…
- Identification des invités : invitation/réponses/confirmation des invités, tenue du listing => badges à épingle ou lanyards,…
- Décoration : Mobilier (vestiaires, séparation de zones, coins lounge, mobilier de scène.), plantes et fleurs, goodies, …
3. Organisation pratique
Rien ne doit vous échapper quant à la venue de vos invités.
Mettez-vous à la place de l’un d’entre eux et réfléchissez si vous avez pensé à tout à chaque étape de son parcours :
- Réception de son invitation : Pour vous : Save the date, mise-en-page graphique de l’invitation (impression ou HTML), Envoi de l’invitation (attention au RGPD), personne de contact pour infos complémentaires, tenue de la liste des inscrits…
- Arrivée à l’événement : Adresse exacte, Parking et son personnel, transports en commun et horaires transmis avec plan d’accès, …
- Accueil de l’invité : Vérification de sa présence sur liste d’inscription, remise de badge, vestiaire gardé et tickets.
- Apéritif (selon circonstances), zakouskis, durée, …
- Partie académique (s’il y en a une !) : Avez-vous fait une conduite de déroulement avec la succession des orateurs, la suite logique des slides et des vidéos ; Répétition préalable avec l’équipe technique, régisseur de plateau, une personne de votre équipe en régie pour l’envoi des slides ou vidéo…)
- Repas : Places nominatives, plan de table à l’entrée, décoration florale, menu, …
- Animation : Numéros visuels de scène entre les plats, orchestre du personnel, animations parmi les invités (orchestre, magiciens, faux serveurs,…), DJ et piste de danse.
- Retour en sécurité : Distribution d’alcootests, Responsible Young drivers ou autre moyen de retour sans sa voiture, …
4. Débriefing
Les objectifs sont-ils atteints ? Cible, transmission du message, nombre d’invités, respect du budget, points à améliorer…
Le Louvexpo a l’avantage de proposer en interne tous les services et conseils nécessaires à l’organisation, par des prestataires expérimentés connaissant les lieux et leurs spécificités. Nous vous proposons :
- Des salles modulables de 60 m² (salles de réunions) à 4 800 m² (Hall complet),
- Un parking gratuit de 500 places,
- Divers services, technique, traiteur, agence de sécurité.
Découvrez ici les photos des lieux.
Le Louvexpo, ce sont aussi de nombreuses manifestations grand public, réalisées par des organisateurs qui se sont fidélisés grâce à la qualité du service et la flexibilité des lieux. Découvrez notre agenda et l’ensemble de notre programmation.
L’équipe du Louvexpo est à votre disposition pour votre prochain événement. Vous désirez en savoir plus ?
Rien de tel qu’une petite visite sur place. Il suffit de prendre rendez-vous ou nous appeler au +32 64 77 33 33.
Notre équipe se fera un plaisir de vous répondre.
